Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : août 2026

La Clinique multidisciplinaire et centre de médiation familiale Octobre (« la Clinique ») accorde une grande importance à la protection de vos renseignements personnels. La présente politique explique quels renseignements nous recueillons par l’entremise du site cliniqueoctobre.ca, pourquoi nous les recueillons, avec qui nous les partageons, combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits. Elle est rédigée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25.

Responsable de la protection des renseignements personnels

La responsable de la protection des renseignements personnels de la Clinique est Fatima Awada, fondatrice et directrice. Elle veille au respect de la présente politique et traite toute demande ou plainte relative à vos renseignements personnels.

Renseignements que nous recueillons

• Formulaire de contact : nom, adresse courriel, numéro de téléphone et le contenu de votre message.
• Prise de rendez-vous : la réservation se fait sur la plateforme sécurisée Jane, qui recueille les renseignements nécessaires à votre dossier et applique sa propre politique de confidentialité.
• Dossier clinique : les renseignements recueillis dans le cadre des services professionnels sont consignés au dossier conformément aux règles de tenue de dossiers des ordres professionnels concernés.
• Données techniques : données de navigation non nominatives (type de navigateur, pages consultées) traitées à des fins de sécurité et de bon fonctionnement du site.

Fins de la collecte et consentement

Les renseignements que vous nous transmettez servent uniquement à répondre à votre demande, à planifier et à rendre les services professionnels demandés, à assurer le suivi de votre dossier et à respecter nos obligations légales et professionnelles. Ils ne sont jamais vendus ni utilisés à des fins commerciales ou publicitaires.

Votre consentement est demandé de manière manifeste, libre et éclairée, pour chacune de ces fins et en termes simples. Vous pouvez le retirer en tout temps, sous réserve des renseignements que la Clinique doit conserver en vertu de la loi ou des règlements professionnels.

Lorsque les services concernent une personne mineure de moins de 14 ans, le consentement est donné par le titulaire de l’autorité parentale ou le tuteur. À compter de 14 ans, la personne mineure peut consentir elle-même à la collecte et à l’utilisation de ses renseignements personnels dans les cas prévus par la loi.

Témoins et technologies de suivi

Le site n’utilise actuellement aucun outil d’analyse, de publicité, de profilage ou de géolocalisation. Seuls des témoins strictement nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site peuvent être déposés.

Si la Clinique devait ajouter un outil permettant de vous identifier, de vous localiser ou d’établir un profil, vous en seriez informé au préalable, cet outil ne serait pas activé par défaut et vous disposeriez d’un moyen simple de le désactiver.

Décisions automatisées

La Clinique ne rend aucune décision vous concernant fondée exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements personnels. Toute décision relative à vos services est prise par un professionnel.

Communication à des tiers et lieu de conservation

Vos renseignements ne sont communiqués à des tiers que lorsque cela est nécessaire à la prestation des services ou exigé par la loi. Les prestataires auxquels la Clinique fait appel sont les suivants :

• Hébergement du site Web : Crocweb, dont le centre de données est situé à Montréal, au Québec.
• Plateforme de prise de rendez-vous et de dossiers : Jane, dont les données des comptes canadiens sont hébergées dans des centres de données situés au Québec et en Alberta.

Certains de ces renseignements peuvent donc être conservés à l’extérieur du Québec, mais à l’intérieur du Canada. Avant de confier des renseignements personnels à un prestataire situé à l’extérieur du Québec, la Clinique procède à l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée exigée par la loi et s’assure que les renseignements bénéficieront d’une protection adéquate au moyen d’une entente écrite.

La Clinique peut également communiquer des renseignements sans votre consentement lorsque la loi l’exige ou l’autorise, notamment pour prévenir un acte de violence ou un suicide lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un danger imminent de mort ou de blessures graves menace une personne ou un groupe de personnes.

Conservation et destruction

Vos renseignements ne sont conservés que le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, puis détruits ou anonymisés de façon sécuritaire.

• Dossiers professionnels : conservés au moins 5 ans à compter de la date du dernier service professionnel rendu, conformément au Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des membres de l’Ordre des travailleurs sociaux et des thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec, et selon les règles applicables aux autres ordres professionnels concernés.
• Messages reçus par le formulaire de contact : conservés au plus 24 mois, puis supprimés, à moins qu’ils ne soient versés à un dossier professionnel.

Sécurité

La Clinique met en place des mesures de sécurité raisonnables et proportionnées à la sensibilité des renseignements : hébergement sur des serveurs sécurisés, chiffrement des communications du site, accès restreint aux seules personnes qui en ont besoin, authentification des comptes et destruction sécuritaire des renseignements en fin de cycle de vie.

Vos droits

Vous pouvez exercer les droits suivants auprès de la responsable de la protection des renseignements personnels :

• Accès : obtenir confirmation que nous détenons des renseignements à votre sujet et en recevoir communication.
• Rectification : faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque.
• Retrait du consentement : retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements.
• Portabilité : recevoir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements informatisés que vous nous avez vous-même fournis.
• Cessation de diffusion et désindexation : demander que cesse la diffusion d’un renseignement personnel vous concernant ou que soit désindexé tout hyperlien y donnant accès, dans les cas prévus par la loi.

Nous répondons à toute demande dans les 30 jours de sa réception. L’exercice de ces droits demeure sujet aux limites prévues par la loi et aux obligations de conservation qui découlent des règlements professionnels.

Politiques et pratiques de gouvernance

La Clinique a établi des politiques et pratiques internes encadrant la gestion des renseignements personnels, proportionnées à sa taille et à la nature de ses activités. Elles portent notamment sur :

• Le cycle de vie de l’information : les règles de collecte, d’utilisation, de communication, de conservation et de destruction des renseignements, y compris les délais indiqués à la section Conservation et destruction.
• Les rôles et responsabilités du personnel : chaque personne qui travaille pour la Clinique n’a accès qu’aux renseignements nécessaires à l’exercice de ses fonctions, est tenue à la confidentialité par son contrat et par ses obligations déontologiques, et reçoit une sensibilisation à la protection des renseignements personnels.
• La gestion des incidents de confidentialité : la Clinique tient un registre des incidents de confidentialité. En cas d’incident présentant un risque de préjudice sérieux, elle prend les mesures raisonnables pour en réduire les conséquences, avise la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées avec diligence.
• L’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée : une évaluation est réalisée avant l’acquisition ou la refonte d’un système d’information mettant en cause des renseignements personnels, ainsi qu’avant toute communication à l’extérieur du Québec.
• Le traitement des plaintes : selon le processus décrit ci-dessous.

Processus de traitement des plaintes

Si vous estimez que la Clinique n’a pas respecté vos droits ou la présente politique, vous pouvez porter plainte auprès de la responsable de la protection des renseignements personnels, par notre formulaire de contact, par téléphone ou par la poste, aux coordonnées indiquées plus haut. Décrivez la situation et le résultat souhaité.

Nous accusons réception de votre plainte, l’examinons, vous communiquons par écrit notre conclusion et les mesures prises, dans les 30 jours de sa réception. Le traitement d’une plainte est gratuit et confidentiel.

Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec, qui peut examiner votre demande.

Modifications

La présente politique peut être modifiée. Toute modification est publiée sur cette page et la date de la dernière révision apparaît en haut. Nous vous invitons à la consulter périodiquement.

Cette politique porte sur le site cliniqueoctobre.ca et sur les renseignements personnels recueillis par la Clinique. Les plateformes tierces vers lesquelles le site renvoie appliquent leurs propres politiques.